No cenário atual das organizações, sejam elas multinacionais ou não, de grande ou de pequeno porte, as empresas precisam se manter competitivas em relação a concorrência e ao turbulento cenário socioeconômico do país. Com essa visão de competitividade, sustentabilidade organizacional e a busca por alinhar o negócio com as necessidades dos clientes, as empresas estão em busca de melhorias em seus processos de trabalho e negócio, através da implementação das melhores práticas de BPM (Business Process Management).
Mas o que é B.P.M? Quais os benefícios?
A implementação de projetos de BPM é uma das frentes de trabalho do time de Consultoria da Meta, que consiste em unir gestão de negócios e tecnologia da informação, buscando otimização dos resultados das organizações provenientes da melhoria dos processos de negócio. Oportunidades dessa frente vêm crescendo relativamente devido ao período de recessão econômica, em que o Brasil está passando desde 2015, que faz com que as companhias replanejem suas estruturas organizacionais e processuais, afim de diminuir gastos sem perder produtividade e qualidade. Esses projetos trazem como potenciais benefícios: organização interna, capacidade de produzir mais com menos recursos, conformidade e transparência nas informações e agilidade na mesma velocidade que requerem as mudanças.
Organização Interna
Ter a organização internamente mapeada e controlada, através de uma cadeia de valor bem definida, é um dos potenciais benefícios desse tipo de projeto. Uma vez bem definidas as responsabilidades, entregas de tarefas alinhadas e o “core” do negócio da companhia bem definidos, a visão de processos e a sinergia entre os setores ficam mais latentes. Fazendo com que todos trabalhem para uma mesma organização, com funções bem definidas em busca do resultado orientado as necessidades dos clientes.
Ganhos:
- Processos centralizados;
- Atividades bem definidas de cada setor e cada função;
- Responsabilidades bem definidas sobre cada entrega;
- Melhor comunicação e sinergia entre setores da organização;
- Visão de cadeia de valor;
- Entregáveis orientados as necessidades do cliente;
Produtividade e Eficiência
Com a implementação das melhores práticas de BPM, é possível automatizar atividades redundantes, excluir as desnecessárias ou mesmo melhorar o fluxo de trabalho para simplificar as entregas. Assim, eliminam-se atividades “manuais” (atividades executadas em planilhas excel ou mesmo conferências manuais) e redundantes, implementando melhorias com uma visão sistêmica. Com isso, atividades serão melhor distribuídas no horário de trabalho, evitando-se hora extra de recursos e sobrando tempo para focar em atividades chaves da função.
Ganhos:
- Eliminação de planilhas;
- Automatização de tarefas manuais;
- Melhor utilização do sistema legado da Cia;
- Eliminação de tempo gasto com retrabalho;
- Redução de erros;
- Redução da carga de hora extra de recursos;
- Entregas orientadas a atividades pertencentes a área;
Qualidade das Informações
Entre os ganhos em qualidade das informações após uma implementação de melhoria de processos, estão a Transparência e a Conformidade de dados. A empresa precisa ser regida por um conjunto de disciplinas para fazer cumprir as normas legais e regulamentares, as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as suas atividades, bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer. Para isso, quanto menos interferência manual nos dados, mais integrado com tecnologia (sistemas legados), mais preciso e centralizado for o processo, mais transparente e fidedigna são as informações. Dados estes que são responsáveis por guiar as tomadas de decisões da alta gestão e nortear investimentos de acionistas em empresas de capital aberto, por exemplo.
Ganhos:
- Conformidade com as obrigações legais
- Dados fidedignos para tomada de decisão
- Processos orientados com os regulamentos da companhia
- Prevenção na segurança das informações confidenciais
- Redução de risco de fraudes
- Facilitador para implementação de controles internos, auditoria e certificações
Agilidade
Em um ambiente com constante estado de mudança, é altamente recomendado que os processos de negócios se adaptem rapidamente as demandas do mercado, novas regulamentações ou novas formas de trabalhos. Implementando melhorias de processos, tornamos os fluxos de trabalhos mais ágeis onde o melhor desenho de processo, o mais produtivo e eficiente, o mais transparente e seguro, também seja flexível nas respostas dessas mudanças visando o menor custo.
Ganhos:
- Flexibilidade na implementação de mudanças nos fluxos de trabalhos;
- Mudanças menos custosas;
- Otimização de processos visando a entrega no menor prazo e com a mesma qualidade;
- Redução de desconexões de processos;
- Redução de disfunções;
O que concluímos?
Em todo projeto de melhorias de processos, independente do seu tamanho ou da maturidade da empresa, sempre há oportunidade de ganhos em alguma das frentes supracitadas. Processos precisam ser revisitados e melhorados na medida em que há mudanças no mercado ou investimentos na expansão de novos produtos ou mercados, que impactam diretamente na sustentabilidade do negócio. Esse ciclo de melhorias contínuas é quase sempre demandado pela redução do custo de operações e sua eficiência processual. Assim, com a utilização das melhores práticas de BPM, conseguimos extrair os melhores resultados/ganhos em projetos dessa natureza.
Fonte: Ganhos com o BPM nas organizações brasileiras, por Sandro Figueiredo, http://www.sgc.goias.gov.br/upload/arquivos/2014-02/bpm-em-foco—edicao-1.pdf